员工风采

点滴见证 租赁与我 | 精诚团结 凝聚力量 谱写辉煌(刘一飞)

中关村科技租赁推出“点滴见证 租赁与我”主题征文,刊登公司领导和员工为八周年撰写的纪念文章。本期我们推送的是信息科技部刘一飞的文章《精诚团结 凝聚力量 谱写辉煌——协同办公系统上线纪实》。

精诚团结 凝聚力量 谱写辉煌

——协同办公系统上线纪实

撰文/刘一飞

二十一世纪二十年代的开局之年,中关村科技租赁迎来了自己8周岁的生日。作为公司业务的核心支撑部门,信息科技部以协同办公系统建设为契机,通过建设贯穿公司上下、全员参与使用的信息系统作为里程碑式的礼物来为公司庆生!

利剑出鞘,建设创新

金秋之时,是最让中关村科技租赁人自豪和难忘的季节,公司正式上线运行了协同办公系统。回顾本次信息化系统建设的历程,有太多的心得体会。

首先是服务上的创新,随着公司的高速发展,人员及组织规模的不断增加,在发展的同时也要面对公司统一管理的科学化、规范化等问题。公司的管理工作不断纵深化,工作内容不断增加,应对市场竞争业务的复杂性和多变性,迫切地需要通过协同办公平台来解决公司面对高速成长所带来的内部管理流程复杂、各部门行政办公信息资源分散、手工纸质表单多、审批流转效率低、归档保存查阅困难等问题。其次,本次系统建设开创了许多第一次:问题多、难度大、不确定的因素多、待开发需求量大、需求复杂度高、部分需求涉及到深层次流程变革,实施风险较高。

厉兵秣马,战前准备

力争在较短时间内,依据公司整体的战略框架,搭建公司内部门户和行政办公平台,全面实现办公无纸化、审批规范化、移动智能化,从而降低内部管理费用,全面提升办公效率和管理效能。

信息科技部全员只有5人,还有近一年刚入职的新同事。本次系统建设涉及到综合办公室、财务管理部、法律事务部、信息科技部等5个部门约11个模块,同步上线的模块之多、跨部门协调的难度之大、工期之紧、反映速度要求之高鲜有先例。2020年2月,信息科技部向上海泛微、致远互联、华天动力、九思软件四家主流供应商发出需求信息,得到积极响应;2月-3月,受疫情影响,信息科技部前后与上述四家机构以远程视频会议的方式,就协同办公系统建设进行了深入沟通。同时,在公司内部展开前期需求调研,经过两轮的需求梳理和确认,最后确定了上海泛微作为系统建设合作方。

娴熟稳健,精益求精

结合公司IT建设规划,充分考虑未来发展需要,统一规划、分步实施、逐步扩展,保证系统完整性,做到统一标准、统一交换、统一管理、统一认证、互联互通和资源共享,构建开放性好、兼容性强的协同办公管理应用开发平台。从2月份开始,我们先后完成了产品选型、部门调研、项目招标、合同起草、需求整理、数据准备、接口开发、硬件准备、全司培训、联合调试、系统割接等工作,信息科技部及相关部门克服了重重困难,在受疫情影响的情况下,历时4个月,在最短的时间内完成了一系列系统建设工作。最终,协同办公系统一期建设实现了门户管理、流程管理、公文管理、行政管理、人事管理、文档管理、移动办公、个人邮箱、统一身份认证等模块流程的搭建。

枕戈达旦,雷响战鼓

从4月份开始,信息科技部以佟超总监为首,全员投入战时状态:肖泱为了整理资料和汇总问题放弃了多个周末的休息,刘恒经常午夜凌晨还在与乙方厂商沟通讨论推进方案,刘一飞虽然担负的模块多任务重但毫无怨言,高成雪更是在财务系统建设最关键的阶段,占用更多的个人时间进行系统联调和数据维护。系统上线后的一段时间,信息科技部坚持每天开会,及时汇总和梳理各种紧急问题并提出解决方案,部门上下乃至公司上下各方都毫无怨言地支持信息化建设,太多太多的人和事让我们感动。看到大家这么辛苦和义无反顾的付出,我们没有理由不努力。

厚积薄发,奏响凯歌

为了保障系统上线一次成功,尽可能保障业务功能点的完善与程序的稳定性,信息科技部组织了多轮内部单独测试及部门联合测试,并严格按照项目管理方法编写了测试脚本,全真模拟,此外还对公司的硬件系统进行了压力测试,确保新系统运行的稳定性。另外,我们还组织多个部门关键用户、系统管理员完成了多轮培训,确保系统上线后的用户使用效果。通过采取上述措施,有力保证了系统上线期间的稳定性。事实证明,系统启动及测试期间没有发生一起因为系统问题导致的业务流程处理混乱的情况,系统总体运行平稳。

为了及时响应和解决系统建设过程中遇到的种种问题,在公司信息化领导组的指导下,成立了协同办公版块项目组,成员包括综合办公室、人力资源部/党群工作部、信息科技部、法律事务部主要负责同志,提高了在上线时间紧迫和问题集中爆发期的决策效率。事实证明,这种组织架构是充分和有效的,有力地保障了信息系统上线的平稳。

合舟共济,勇往前行

经过几个月的上线运行,协同办公系统逐渐趋于平稳,但我们也要看到还有很多问题需要解决:部分流程还不够优化,部分操作人员对系统仍然不够熟悉,数据填写不太准确,并且接下来还有系统二期,建设任务仍十分繁重。

系统能够顺利上线运行,离不开公司各部门的协同合作,得益于信息科技部员工的团结一致,体现出了具有超强凝聚力的团队精神,精诚团结、目标一致、协同共进。信息科技部团队有信心,也有能力为公司上下提供良好的业务系统支撑,接下来,我们将以饱满的热情、昂扬的斗志、踏实认真的作风,精诚团结地迎接下一个挑战。